SUPRIMENTO DE FUNDOS

 

NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA SOLICITAÇÃO, UTILIZAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS DE SUPRIMENTOS DE FUNDOS MODALIDADE CARTÃO DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL – CPGF

O suprimento de fundos é aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei e consiste na entrega de numerário a servidor previamente designado, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que pela excepcionalidade, a critério do Ordenador de Despesa e sob sua inteira responsabilidade, não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação. É aplicado nos seguintes casos:

§         Para atender despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento em espécie;

§         Quando a despesa deva ser feita em caráter sigiloso, conforme se classificar em regulamento;

§         Para o atendimento de despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujos valores, em cada caso, não ultrapassarem limites estabelecidos em Portaria do Ministério da Fazenda.

Com a publicação do Decreto 6.370, de 1º de Fevereiro de 2008, a concessão e a aplicação de suprimento de fundos deverá ser realizada mediante a utilização do Cartão de Pagamentos do Governo Federal (CPGF).

O CPGF só poderá ser utilizado exclusivamente pelo portador nele identificado, podendo ser manuseado para saque em qualquer agência ou caixa eletrônico do Banco do Brasil, e também efetuar compras, nas empresas credenciadas pelo referido banco. Desta forma, não será mais permitida a concessão de Suprimento de Fundos a supridos que não estejam devidamente cadastrados nessa nova modalidade de aplicação.

            A despesa executada por meio de suprimento de fundos, deverá, na mesma forma que no processo licitatório, observar os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade e da igualdade, além de garantir a aquisição mais vantajosa para a administração pública.

 

PROCEDIMENTOS PARA SOLICITAÇÃO (CONCESSÃO)

1º passo

As Unidades/Setores interessadas em utilizar suprimento de fundos deverão entrar em contato com a Divisão de Análise e Tomada de Contas da Coordenadoria de Contabilidade e Finanças (DIAT/CCF/PROPLAN) para fazer solicitação e cadastro junto ao Banco do Brasil.

Deverão ser cadastrados a Unidade (Centro de Custo) e o servidor responsável pelo Suprimento de Fundos (Portador). Para tanto será necessário cópia da identidade e CPF do responsável pela Unidade e do Suprido.

Somente estes servidores, devidamente cadastrados, poderão receber suprimentos de fundos.

OBS.: Nos casos onde a despesa não possa esperar pela tramitação (cadastro e confecção do cartão) ou a Unidade raramente solicitará nova concessão de suprimento de fundos, poderá ser solicitada a aquisição de compra de materiais (Formulário 1) junto à Gerência de Recursos Materiais/PRAD ou a prestação de serviços (Formulário 2) junto à Gerência de Manutenção/PRAD. O responsável pela Gerência analisará o pedido e se autorizado efetivará a despesa.

2º passo

Estando de posse do cartão corporativo, deverá ser preenchida e assinada (em duas vias) a Proposta de Concessão de Suprimento de Fundos (Formulário 3), pela autoridade detentora dos recursos a serem utilizados (proponente), devendo-se colocar o máximo de informações no campo finalidade.

Atentar para a classificação da despesa, se a necessidade de pronto atendimento do Suprido for:

ITENS

NATUREZA DE DESPESA

Aquisição de material de consumo

33.90.30

Prestação de serviço pessoa jurídica

33.90.39

Passagem terrestre e pedágios

33.90.33

ATENÇÃO: as despesas que forem realizadas sem estarem previstas no ato da concessão não serão acatadas, de acordo com a Lei 4.320/64, Art.60, é vetada a realização de despesa sem prévio empenho, portanto se houver despesas que não forem previstas no ato do pedido de concessão, a mesma não poderá ser acatada com os recursos destinados para o processo que foi concedido o Suprido.

3º passo

Após o preenchimento do formulário, encaminhar o mesmo devidamente assinado pelo proponente, com no mínimo 05 dias úteis de antecedência à atividade planejada, para a DIAT/CCF/PROPLAN, que logo após abertura de processo o encaminhará ao Ordenador de Despesas para autorização.

4º passo

Após autorização, o processo deverá ser empenhado e liquidado. Em seguida o Ordenador de Despesas liberará o limite  para a utilização do cartão. Nesta ocasião o Suprido assinará autorização para débito na Folha de Pagamento, caso não cumpra as normas vigentes, o prazo de aplicação e a prestação de contas;

Obs.: As despesas só poderão ser realizadas após confirmação do lançamento do limite de utilização no cartão.

            Não se concederá suprimento de fundos:

I - a responsável por dois suprimentos, sem que haja sido prestado contas de pelo menos 01(um) deles;

II - a servidor que tenha a seu cargo a guarda ou a utilização do material a adquirir, salvo quando não houver na repartição outro servidor;

III - a responsável por suprimento de fundos que, esgotado o prazo, não tenha prestado contas de sua aplicação; e

IV - a servidor declarado em alcance, entendido como tal o que não prestou contas no prazo regulamentar ou o que teve suas contas recusadas ou impugnadas em virtude de desvio, desfalque, falta ou má aplicação dos recursos recebidos.

 

DOS VALORES LIMITES PARA DESPESAS DE PEQUENO VULTO

Atualmente está em vigor a Portaria nº 95, de 19 abril de 2002, que estabelece os limites para concessão de Suprimento de Fundos por meio de cartão de pagamento do governo federal, quando se tratar de despesas de pequeno vulto. Esses limites estão vinculados à legislação que rege as licitações no âmbito do serviço público, e referem-se:

            Quanto à Concessão de Suprimento:

- Obras e serviços de engenharia: 10% do valor estabelecido na alínea “a” (convite) do inciso “I” do artigo 23, da Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648/98;

- Outros serviços e compras em geral: 10% do valor estabelecido na alínea “a” (convite) do inciso “II” do artigo 23, Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648/98.

            Quanto à Nota Fiscal/Fatura/Recibo/Cupom Fiscal:

- Execução de obras e serviços de engenharia: 1% do valor estabelecido na alínea “a” do inciso “I”(convite) do artigo 23, da Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648/98.

- Outros serviços e compras em geral: 1% do valor estabelecido na alínea “a” (convite) do inciso “II” do artigo 23, Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648/98.

 

Obras e Serviços de Engenharia

Compras e Serviços em Geral

Suprimento

15.000,00

8.000,00

Nota Fiscal

1.500,00*

800,00*

* Por documento fiscal, por fornecedor (não pode fracionar despesa em várias notas fiscais, ultrapassando o limite por fornecedor) e por item ou itens de mesma natureza funcional. (por item de despesa em cada Nota Fiscal)

 

DA UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS

            É proibida a aquisição de material existente no Almoxarifado Central, sujeitando-se o suprido à devolução da quantia utilizada indevidamente. Portanto, antes de solicitar a concessão de Suprimento de Fundos, realize uma prévia consulta a Divisão de Almoxarifado/GRM, verificando se existe em estoque os produtos a serem adquiridos.

            É vedado o fracionamento da despesa. Considera-se indício de fracionamento, a concentração excessiva de detalhamento de despesa em determinado subitem, bem como a concessão de suprimento de fundos a vários supridos, por aquisição de mesma natureza física e funcional, simultaneamente.

            É vedada a aquisição de material permanente com verba de Suprimento de Fundos (em caso de dúvida quanto à classificação da natureza do material, se consumo ou permanente, consultar a Gerência de Recursos Materiais/PRAD).

            Em caso de realização de despesa com combustível, esta só poderá se feita em veículo oficial da UFMS, devendo constar obrigatoriamente na Nota Fiscal, a placa do veículo. Não é permitido abastecimento de veículo na cidade de Campo Grande, tendo em vista o contrato de fornecimento de combustíveis.

            É vedada a realização de despesas para atendimento de gastos com aquisição ou assinaturas de revistas, jornais e periódicos, salvo os de natureza estritamente técnica e os considerados necessários, para o serviço, bem assim como cartões, brindes, convites e outros dispêndios congêneres, de natureza pessoal. (Decreto no 99.214, de 19 de abril de 1990)

            As despesas realizadas em desacordo com a legislação serão impugnadas, obrigando-se o suprido à restituição dos valores.

            De acordo com a IN/SRF nº 480, de 15/12/2004, os pagamentos efetuados por meio de suprimento de fundos à pessoa jurídica, por prestação de serviço ou aquisição de material de consumo, são isentos de retenção na fonte do imposto de renda e das contribuições de que trata o artigo 64 da Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996.

            Na prestação de serviços avulsos por pessoas físicas, essas deverão observar as legislações pertinentes no tocante a IRRF, ISS e INSS, realizando os devidos descontos no recibo e recolhendo-os nos prazos legais.

 

DOS DOCUMENTOS

            A comprovação (nota fiscal, fatura, recibo ou cupom fiscal) das despesas realizadas deverá estar vistada pelo proponente e devidamente atestada por outro servidor que tenha conhecimento das condições em que estas foram efetuadas, em comprovante original cuja emissão tenha ocorrido em data igual ou posterior a de entrega do numerário e compreendida dentro do período fixado para aplicação, em nome do órgão emissor do empenho.

O Atesto será feito da seguinte forma: “Atesto que o material foi recebido” ou “Atesto que os serviços foram prestados”.

            As notas fiscais e outros comprovantes de despesas serão extraídos com a sigla da FUFMS seguida do nome do suprido, devendo conter ainda, por parte do fornecedor do material ou do prestador do serviço, a declaração de recebimento da importância paga ou carimbo de recebido ou pago.

NOME/RAZÃO SOCIAL: FUFMS/NOME DO SUPRIDO

CPNJ: 15.461.510/0001-33

ENDEREÇO: CIDADE UNIVERSITÁRIA S/N

CEP. : 79070-900

MUNICÍPIO: CAMPO GRANDE/MS

            As datas de emissão dos documentos deverão estar dentro do prazo de aplicação que corresponde a data da liberação do limite de crédito até 90 (noventa dias) a contar da data do ato de concessão do suprimento de fundos e não ultrapassará o término do exercício financeiro.

Não serão aceitas como comprovantes de despesas, Notas Fiscais com rasuras de qualquer tipo.

            Ao serem preenchidas as faturas, notas fiscais e outros documentos, deve-se mencionar quantidade, preço unitário e preço total dos materiais em aquisição e ou discriminar os serviços prestados bem como o completo preenchimento dos demais campos próprios desses documentos.

            Quando o elemento de despesa for 3.3.90-30 – Aquisição de Material de Consumo, todos os comprovantes de despesas deverão ser encaminhados juntamente com o Boletim de Saída de Material de Consumo.

Se a modalidade dos gastos for saque deverá ser anexada a emissão dos comprovantes dos saques do cartão de crédito emitidos pelas máquinas do auto - atendimento do Banco do Brasil.

 

DO SAQUE

            As despesas devem ser efetuadas por meio de pagamento a um estabelecimento afiliado, utilizando-se a modalidade de fatura. Somente na impossibilidade da utilização em estabelecimento afiliado é que deve haver o saque, desde que autorizado em cada concessão de suprimento de fundos, sempre sendo evidenciado que se trata de procedimento excepcional e carente de justificativa formal.

Vale ressaltar, que quando o suprido efetuar saque da conta corrente, o valor do saque deverá ser igual ao das despesas efetivamente realizadas.

Se o valor do saque exceder ao da despesa a ser realizada, o valor excedente deverá ser devolvido, por intermédio da GRU, código de recolhimento 68808-8 – anulação de despesa no exercício, no prazo máximo de três dias úteis a partir do dia seguinte da data do saque, diminuindo o valor do suprimento a ser utilizado.

Se o valor excedente do saque não for maior que R$ 30,00 (trinta) reais, poderá o suprido permanecer com o valor excedente além do prazo estipulado (três dias úteis). Na data em que o valor excedente somar R$ 30,00 (trinta) reais, o suprido deverá efetuar a devolução.

Nos casos em que o suprido ausentar-se por prazos extensos ou estiver impossibilitado de efetuar saques por períodos longos, poderá permanecer com valores em espécie acima do prazo (03 dias), justificando formalmente as circunstâncias que impediram os procedimentos normais.

            Caso algum valor em espécie permaneça com o suprido sem justificativa formal, por prazo maior que o indicado no item acima, autoridade competente deverá apurar responsabilidades.

 

DEVOLUÇÃO DE VALORES NÃO UTILIZADOS

            O saldo residual (não utilizado) deverá ser devolvido pelo suprido, por meio de GRU (Guia de Recolhimento da União), tão logo o prazo de utilização seja expirado (retirar a GRU na DIAT/CCF/PROPLAN e fazer o recolhimento no Banco do Brasil).

 

PRESTAÇÃO DE CONTAS

O servidor que receber suprimento de fundos, na forma da legislação vigente, tem responsabilidade pessoal e intransferível, pela sua boa e regular aplicação e será obrigado a prestar contas, procedendo-se, automaticamente, a tomada de contas se não a fizer no prazo assinalado pelo ordenador de despesas, sem prejuízo das providências administrativas para apuração da responsabilidade e imposição das penalidades cabíveis.

A prestação de contas é a última etapa do Suprimento de Fundos, onde Suprido, depois de encerrado o prazo de aplicação (até 90 dias), deverá apresentar o comprovante dos gastos (máximo 10 dias, após o prazo de aplicação).

Após o levantamento dos comprovantes de todos os gastos, o Suprido deverá preencher o formulário da prestação de contas (Formulário 5).

A prestação de contas do suprimento de fundos deverá ser apresentada impreterivelmente até a data estipulada pelo setor competente.

• Para prorrogação deste prazo fixado, deverá haver solicitação formal, e justificativa, por parte do proponente, ao Ordenador de Despesas, que a julgará.

• Os atrasos nas prestações de contas estarão sujeitos à Tomada de Contas Especial, e ainda:

- Para os atrasos superiores a 15 (quinze) dias, o servidor ficará suspenso de receber suprimentos de fundos por um período de 3 (três) meses.

- Sendo reincidente em atraso de prestação de contas, o servidor ficará suspenso de receber suprimento de fundos durante aquele exercício.

Compõe a prestação de contas do suprimento de fundos:

1 – A Proposta de Concessão de Suprimento ou ato concessivo (Formulário 3);

2 – Cópia da NE - Nota de Empenho da despesa;

3 – Cópia da ordem bancária;

4 – Formulário 4, expediente padronizado, do servidor responsável, encaminhando a prestação de contas à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças, ou aos Diretores dos Centros Universitários, conforme o caso;

5 – Formulário 5, denominado: conta corrente (Relatório de Prestação de Contas), observando-se que a crédito, deve ser colocada a importância recebida e a débito, as importâncias relativas às despesas realizadas e o saldo do suprimento, caso houver;

6 – Os documentos originais (Nota Fiscal/Fatura/Recibo/Cupom Fiscal), devidamente atestados (no verso), emitidos em nome do órgão, comprovando as despesas realizadas. Os documentos deverão ser apresentados por ordem cronológica de efetuação das despesas, observando a seqüência correspondente ao relacionado no formulário conta corrente;

7 – A Guia de Recolhimento da União - GRU, referente às devoluções de valores sacados e não gastos em três dias e aos recolhimentos dos saldos não utilizados por ocasião do término do prazo do gasto, se for o caso;

8 – A cópia da GPS, se for o caso;

9 – A cópia da NS - Nota de Sistema de reclassificação e baixa dos valores não utilizados (DIAT/CCF);

10 – Demonstrativos mensais;

11 – Cópia(s) da(s) fatura(s);

12 – Cópia do documento de arrecadação do ISS, se for o caso;

13 – Solicitação de Compras ou Serviços, se for o caso.

Todos os documentos componentes da prestação de contas deverão ser apresentados em papel que obedeça as dimensões 210 X 297 mm (A4). Os documentos de tamanho inferior deverão ser colados em folha com a dimensão mencionada anteriormente.

           

LEGISLAÇÃO APLICADA

Os responsáveis pelos Suprimentos de Fundos deverão tomar conhecimento da legislação completa:

Lei nº 4.320 de 17 de março de 1964; Lei nº 8.666 de 21 de junho de 1993; Portaria nº 95, de 19 de abril de 2002; Portaria nº 41, de 04 de março de 2005; Decreto-Lei nº 200 de 25 de fevereiro de 1967; Decreto nº 93.872 de 23 de dezembro de 1986; Decreto nº 5.355 de 25 de janeiro de 2005; Decreto nº 6.370 de 1º de fevereiro de 2008; Instrução Normativa da STN/MF, nº 4, de 30 de agosto de 2004 e Manual SIAFI – Ministério da Fazenda – Capítulo 02.11.21.

 

Existindo dúvidas sobre quaisquer tipos procedimentos a serem adotados:

ü      Telefones: (67) 3345-7795, 7283 ou 7289

ü      E-mail: diat-ccf@nin.ufms.br

 

        Nos casos de roubo, furto, perda ou extravio de cartões, caberá ao Portador comunicar, imediatamente, o    ocorrido ao Banco do Brasil S/A, através do telefone: 0800-979.09.09 e ao Ordenador de Despesa.

 

DOWNLOAD DOS FORMULÁRIOS:

 

FORMULÁRIO 1 

 

FORMULÁRIO 2

 

FORMULÁRIO 3

 

FORMULÁRIO 4

 

FORMULÁRIO 5

 

PERGUNTAS E RESPOSTAS SOBRE SUPR. FUNDOS E CARTÃO CORPORATIVO

 


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atualizada por Elcio Campos, em domingo, 25 de janeiro de 2009 13:31:34